Как да се направи опис на делата - статии за архиви, управление на документи, водене на отчетност - Portal

Подгответе списък на файлове, документи - процедурата е трудно и отнема много неприятности секретари и професионалисти в предучилищна които са отговорни за предаването на документите в архива. Какви са общите принципи и правила за подготовка на материалните запаси, казва доктор Доцент, ръководител на катедра архивен IAI RSUH EM Буров.

Терминът "опис на делата" се използва най-често като общ термин. На практика съществуват три вида запаси: вътрешна инвентаризация, инвентаризация на структурното звено (приемане), обобщено описание е достъпно в бизнеса с фонд.

Вътрешен съставен опис на отделен лист по установената форма, която съдържа информация за серийните номера на делото документи и техните надписи, дати, заглавията и номерата на листа от делото. За вътрешен съставен опис на окончателното влизане, в който се посочва сумата, с думи и цифри, включени в неговите документи и брой страници на вътрешния инвентар.

Запаси на структурни звена (приемане) и резюме на инвентара изработена от един единствен метод. Те се изготвят поотделно за следните групи от случаи:

• постоянно съхранение;
• временно съхраняване (например 5-годишна възраст и над 10-годишна възраст и по-горе, повече от 10 години (по преценка на организацията, но по-често в документите на периода на съхранение на повече от 10 години);
• на персонала.

Като пример, помислете за начина на изготвяне на опис на случаите на постоянно съхранение.

Инвентаризация състои от действителната описа, т.е. списък на случаи (описателни статии), окончателното записване лист-свидетеля и намирането на помощи за инвентаризация. Като правило, по описа съставя, дори в организации. Но също така и в архивите на описа, изготвен към подобряване на научната и справочна система система, обработката на документите е описано незадоволително.

Работата по изготвянето на опис се състои от следните етапи:

• описание на случаи;
• организиране на документи и файлове в рамките на Държавния архивен фонд (фонд за развитие на схема за класификация на нещата и да организира случаи фондове);
• оставяйки действителната описа на документи;
• компилация от справочни издания и обработка на инвентара.

В зависимост от обема и пълнотата на Механизъм придобиване (или всеки друг набор от документи) могат да се приготвят един или повече запаси. Самостоятелен независим опис може да се приеме:

• Всички фонд случай, ако институцията е престанала да съществува;
• случай всички годините на една структурна част, ако тя престава да съществува;
• бизнес за една година или няколко години на работа, първоначалните собственици на институцията, както и една или повече функционални, обектно-тематични (материали по персонал, научна, техническа документация, снимка, творчески документи и т.н.) и други части.

Имайте предвид, броят на случаите, включени в един списък, не трябва да надвишава най-големият четирицифрен номер (т.е., 9999).

Съществуващите организации често опис на постоянен калъф за съхранение се извършват в две версии.

Първият вариант включва изготвянето на опис на всяка структурна част. Инвентаризация се прави до документите на лицевата част в дадена година, номерацията на случаи - сами по себе си.

Инвентаризация компилатори са сертифицирани и подписани от ръководителите на отдели. В офиса, където описа са прехвърлени, те са обединени в едно сечение на годишния консолидиран описа на цялата институция.

Вторият вариант предполага, че всеки блок на институциите образуват отделен опис на своите файлове и документи през годините. Общо бруто номериране въпроси са дадени за всички години, в рамките на структурната част.

Рубрики случаи се вписват в списъка в съответствие със схемата за систематизиране. Всеки случай се определя сериен номер, описът се попълва в строго съответствие с информацията, която е доведена до капака на случай.

Опис на файлове и документи постоянно съхранение се извършва в четири екземпляра. За одобрение от EPA в архивните институции представени само две копия на списъка от държавни или общински организации.

Както вече споменахме, система за инвентаризация отразява организацията на документите на фонда и определя подреждането на нещата във фонда, като делото на серийния номер. Описът подчерта раздели, и по-малки подразделения в съответствие с бизнес класификация схема фонд.

Всъщност списък на документи (основната част данни) се състои от описателни статии, които са комбинация от информация за всяка единица за съхранение, и се състои от следните елементи:

• сериен номер;
• чиновнически индекс (номер на делото в рамките на номенклатурата от случаите);
• бизнес с глава, а в някои случаи резюме документ;
• Дати в (ден, месец, година);
• броят на бланка, в случай;
• бележки.

Всеки от елементите на изделието, изпълнява специфична функция, има своя собствена графика в листа места.

Колона 1 - "номера на серия" - отразява функция инвентаризация, установява последователността на подреждане на нещата във фонда. Целеви по реда на номериране на брутния броя на последната статия показва броя на елементите, включени в списъка. Ако промените в количествен състав на описа на случаи подходящо вписване в края на описа (в реда "Общо").

Колона 2 - "чиновнически номер" - един "дом" за номера на бизнес възлага на документи (бизнес индекс на номенклатурата на делата) на. Тя може да служи като допълнителен инструмент в търсенето на архива.

Рубрики случаи се намират в действителния инвентаризация в съответствие със схемата за класификация на нещата в Държавния архивен фонд. Така например, организацията избран за класификация на нещата в архивен фонд хронологично-блок схема, според която, както и ще бъдат направени, за да описателния статията (първите позиции Affairs) в списъка. Хронологично - блокова схема е най-често, и е мястото на първите случаи през годините, и по всяка година - на структурните звена.

В случай, че двама хомогенна титла отиде една по една, но те се отличават с броя на силата на звука, номер на частта, или друга информация, вместо втория заглавието пишете "Same", показвайки силата на звука или част. В момента, когато бъде съставен опис от компютър, заглавието се повтаря в пълен размер, а думата "същото" не е написана.